Инфо-центр

7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации

Теги: анализ бизнес-процессов, бизнес-процесс, моделирование бизнес-процессов,

Правило 1: Учите матчасть. 

При описании и анализе бизнес-процессов предприятия вам необходимо понимание терминологии и общепринятого инструментария.

Простыми словами, бизнес-процесс – это описанная последовательность действий сотрудников организации (или одного сотрудника). Без описания бизнес-процесса нет - есть процесс. Только после описания и регламентации его можно утвердить, следовать ему, анализировать и менять, выявляя «узкие места».

Важно! В бизнес-процессе всегда участвуют люди. Людей должно быть несколько - даже если исполнитель один, кто-то может участвовать косвенно, так как цепочки взаимодействия охватывают поставщиков организации и потребителей её услуг, или продуктов.

Если последовательность действий выполняет только программа - это технологический процесс. Используются другие стандарты, реализация и методы описания.

Есть очень общее определение, что бизнес-процессом называется получение ресурсов/услуг от других организаций и людей, а затем их преобразование в продукт для потребителей, но это слишком широкое определение – здесь как раз возможны варианты не бизнес-, а технологического процесса.

Нотации (модели) для описания бизнес-процессов – общепринятые системы условных команд и обозначений для анализа и моделирования бизнес-процессов.

Не стоит тратить время на самостоятельную разработку такой системы. Существует множество нотаций, применяемых для моделирования бизнес-процессов, например:

• BPMN — по функциональности

• EPC — по событиям

• IDEF0 — по логике

Описание и моделирование бизнес-процесса – изучение всей цепочки бизнес-процесса и возможных действий, при этом могут быть вилки (“если нет, то”, “если да, то”), например:

• Пришли данные X:

o   Если соответствуют условию У - последовательность действий Z;
o   Если не соответствуют - последовательность действий G.

• Результат передается дальше.

После описания возможен анализ и управление бизнес-процессами.

Анализ бизнес-процессов организации – выявление их «узких мест» и возможностей улучшения, точек роста компании.

2 правило: Нет на 100% реальных бизнес-процессов. 

Их просто не существует в природе. Вы начнете возмущаться, спросите почему?

Во-первых, вспомните законы Мерфи. Любая система, созданная человеком, ненадежна. И хоть говорил он о программах, но и система процессов на предприятии априори зависит от людей. Вы можете выявить узкие места, настроить механизмы контроля и замещения, но сбои все равно будут, потому что в бизнес-процессе участвуют живые люди.

Во-вторых, когда вы собираете информацию, они вам рассказывают о том «как есть». А люди могут если не лгать, то недоговаривать точно. При изучении, анализе и моделировании бизнес-процессов это необходимо учитывать.

3 правило: Достижение совершенства – процесс непрерывный.

Когда вы пишете «как должно быть», на основе проведенного анализа бизнес-процессов вашей организации и предложений по их улучшению, то вспомните Тойоту, кайдзен, и не забывайте о том, что совершенствование – процесс непрерывный.

Реализовать улучшения можно или сразу, или итерациями, чтобы проверить свои гипотезы и облегчить адаптацию людей к изменениям. Итерационный подход в данном случае более целесообразен. Поймите, какие изменения лучше отложить на будущее (оценивайте объективные факторы – отсутствие финансов на автоматизацию, или возможное сопротивление сотрудников, которое сведет на нет ваши усилия).

 4 правило: Соберите команду единомышленников.

Действовать по привычке всегда проще, чем по-новому и если у вас нет административного ресурса, чтобы заставить людей работать по новой схеме, то вовлекайте сотрудников в процесс генерации предложений по улучшению. Так их мотивация реализовать запланированное будет гораздо выше, чем если им спустят указание сверху, волевым усилием руководства. И это позволит избежать саботажа изменений. Собирайте рабочие команды из тех, кто участвует в процессах.

5 правило: Вместо многостраничных ТЗ – разговор. 

Изучение бизнес-процессов должно происходить «в полях». Собирайте обратную связь от руководителей и сотрудников вживую, задавая прямые вопросы. Представляйте все в графическом виде. На наглядных схемах бизнес-процессов тем, кто «в теме» будут лучше видны ваши неточности и все недостатки описания.

К сожалению, многие не читают многостраничные ТЗ и будет ошибкой, отправив документ, рассчитывать, что его прочитают все участники процесса.

Подходите к вопросу обратной связи тоже итерационно, спрашивайте по каждому бизнес-процессу отдельно – тогда внедрение улучшений обойдется без дополнительных сложностей и внесения изменений в проект «на ходу».

Анализ бизнес-процессов предприятия невозможен без активного «внутреннего» исследования.

5 правило: Автоматизируйте. 

Автоматизация требует вложений, но необходима. Исходите из реальных возможностей компании. Расчет внедрения системы автоматизации бизнес-процессов не должен обходиться без расчета экономической эффективности её внедрения. После грамотной работы над улучшением бизнес-процессов многие компании достигают повышения производительности в 2 раза, не увеличивая при этом постоянные затраты и штат. Анализ бизнес-процессов покажет, где может помочь система (ERP, CRM, СЭД).

6 правило: Анализируйте результат. 

А чтобы его анализировать – определите метрики и KPI, что вы будете считать в каждом конкретном случае.

Обязательно раскладывайте улучшения на цикл Деминга (Plan-Act-Check-Do).

Анализ и моделирование бизнес-процессов – легкая задача. Но проблема заключается в том, что действительно заинтересован в повышении эффективности процессов производства только собственник, а линейные руководители и сотрудники, только в том случае, если он поставил им определенные цели (KPI – ключевые показатели эффективности). Включайте метрики и KPI.

 7 правило: Соблюдайте правила описания процессов

1)       Бизнес-процесс должен быть законченным и достаточным. Описывать все действия, которые нужны для получения планируемого результата.

2)       Бизнес-процесс должен быть лаконичным и понятным. Восприниматься быстро и без лишних пояснений. Попробуйте рассказать и показать схему процесса коллегам, и при этом уложиться в 10-15 минут. А если вы планируете презентовать его схему и план улучшений руководству компании, то постарайтесь быть еще лаконичнее. Никто не дойдет до сути вашего предложения, если вы полчаса будете презентовать многостраничное и сложное описание, каким бы выгодным ни был результат.

3)       Всех участников надо указать в схеме. Без сносок, прямо в теле процесса! Или вы будете слишком долго искать по сноскам, кто же участник, или забудете указать кого-то.

4)      Необходимо собрать и зафиксировать:

• Всех участников процесса.

• Входящую информацию для старта процесса.

• Все используемые системы от excel до почты.

• Результат в конце процесса, его метрики.

• Все последовательности действий, реализуемые людьми.

• Условия и разветвления процесса (“если нет, то”).

5)       Представляем описание бизнес-процесса графической схемой. По удобной для вас готовой нотации.

Подведем итоги

Моделирование бизнес-процессов и их анализ позволяет наглядно разложить весь бизнес по полочкам, выявить «узкие места». Описание бизнес-процессов дает четкое понимание ответственных на каждом этапе делает организацию производства прозрачной. Выявить, где организация теряет деньги, а сотрудники время. Анализируйте бизнес-процессы и повышайте эффективность своей организации, надеемся данная статья поможет вам в этом!