Alfresco community – ECM/СЭД-система с открытым исходным кодом, используется для управления документами и контентом, групповой работы и автоматизации бизнес-процессов.
В терминологии СЭД: Контент – информация, которую категоризируют и хранят.
Платформа СЭД/ ECM Alfresco позволяет создать архив контента, автоматизировать процессы, связанные с ним. Её легко интегрировать с ИТ-инфраструктурой.
Преимущества Alfresco
Платформа Alfresco Community, имеет ряд преимуществ:
В системе открытый исходный код, есть API – меньше ограничений для разработки решений.
Большое сообщество разработчиков – помощь и консультации в решении задач.
Простое использование и модификация, богатый инструментарий – можно легко создать набор своих решений.
Отсутствие ограничений на количество рабочих мест.
Наличие веб-доступа к системе, а также доступа из офисных приложений.
Низкая стоимость внедрения.
Высокая степень следования стандартам - Alfresco ECM по большей части использует открытые стандарты и технологии.
Возможность интеграции с широко используемыми продуктами (MS Office, OpenOffice, Google Docs).
Высокий уровень безопасности.
Совместимость с разными операционными системами (сборки для Linux, Mac OS, Microsoft Windows) и базами данных (PostgreSQL, MySQL, MS SQL и др.).
Нет зависимости от компании-разработчика решения.
Возможности Alfresco
Стандартные компоненты платформы позволяют организовать хранение контента с категориями, версионностью, тегированием и полнотекстовым поиском. Удобный инструментарий командной работы: можно сделать сайт под каждый проект, а между сотрудниками распределить роли: участника, редактора, администратора.
Базовая конфигурация платформы закрывает следующие задачи:
Управление документами, версионность,
Предпросмотр в браузере,
Ведение справочников,
Бизнес-процессы обработки на основе BPMN,
Категоризация,
Атрибутивный и полнотекстовый поиск,
Управление записями,
Автоматизация бизнес-процессов,
Инфраструктура для выполнения бизнес-процессов,
Настраиваемые правила выдачи задач исполнителям,
Любые пользовательские бизнес-процессы,
Совместная работа.
Фактически, Alfresco Community предоставляет полнофункциональное портальное решение со всеми необходимыми компонентами.
Архитектура
Система базируется на Java-технологиях, в том числе:
Spring,
Lucene,
JavaServer Faces,
Hibernate.
Модули системы: веб-портал, CMS для управления его содержимым, хранилище контента, система работы с веб-контентом (а также возможность виртуализации web-приложений и сайтов в Apache) и др..
Расширяемость
С СЭД/ ECM платформой Alfresco все очень просто – скачиваете Community Edition, устанавливаете, и пользуетесь. Платная версия Enterprise отличается наличием технической поддержки.
В системе своя база пользователей. Но можно автоматически их создавать в момент первого обращения к системе, или синхронизировать данные с другими системами, например, Active Directory.
Можно работать с любыми видами и форматами документов:
Microsoft Office,
Open Office,
pdf и т.д.
Также установить программу для конвертации в другие форматы.
Есть модули расширений: с их помощью можно создавать стили страниц и просто новые страницы, новую бизнес-логику, сервисы и модели данных. Поддерживаются разные протоколы, в т.ч. RESET. Интерфейс для пользователей лучше делать с помощью Spring Surf, изредка пишут на JavaScript или JRuby, чаще используется Java.
Можно написать свой веб-интерфейс полностью, а Alfresco Community использовать как систему для хранения данных.
Поддерживается разная аутентификация, например, single sign-on.
В системе очень гибкая модель данных, в ней есть динамическое множественное наследование, и если добавить какому-то объекту аспект, он может приобрести все его свойства.
Разграничение доступа к данным. Есть ролевая модель. Можно назначать роли и группам, и пользователям.
Масштабируемость
Система поддерживает целостность данных и технологии кластеризации.
Есть примеры внедрения от самых маленьких, до очень крупных проектов на тысячи пользователей и даже сотни тысяч. А также примеры внедрений с очень большим объемом данных в архиве.
Конкуренты Alfresco ECM
Закрытые СЭД (Open Text, Documentum, Lotus Notes и др.), их минусы – они дорогие, их сложно внедрять и масштабировать, есть сложности с использованием, настройкой и модификацией.
Наши решения и внедрения
Решения компании «Неологика» на Alfresco Community успешно внедрены в Администрации Владимирской области и муниципальных образованиях Санкт-Петербурга. Помимо этого, специалистами был сделан ряд проектов в части автоматизации различных бизнес-процессов организаций (в том числе проект «Отопительный Сезон» для Администрации Санкт-Петербурга). У нас есть набор готовых решений, закрывающих вопросы не только электронного документооборота, но и автоматизации процессов.