Инфо-центр

Электронный документооборот в организации

Работа любой организации связана с документами. Процесс создания, обработки, исполнения и перемещения в архив либо удаления документа называется документооборотом. И чем крупнее компания, тем сложнее происходят все эти процессы, и без грамотной организации документооборота уже не обойтись.

Всю корпоративную документацию можно поделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние документы. Все эти типы документов в большинстве случаев связаны между собой, но каждый из них имеет свои правила обработки и схемы движения в процессах организации документооборота.

Оптимальная организация документооборота на предприятии включает в себя:

• оперативное прохождение документов по всем этапам документооборота;

• минимизацию или полное исключение возвратных перемещений документов;

• единообразие в порядке прохождения и процессе обработки основных видов документов.

Автоматизированные системы организации документооборота

Управление документооборотом проще всего осуществлять с помощью автоматизированных систем организации документооборота. Основные возможности автоматизированной системы организации документооборота:

• регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;

• работа с внутренними документами, управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения.

• формирование уникального регистрационного номера документа в соответствии с едиными принципами нумерации документов;

• актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий);

• контроль исполнительской дисциплины;

• формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов;

• поиск документов по значениям соответствующих атрибутов и вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку;

• надежное хранение документов в структурированном хранилище

• система уведомлений, напоминающих/сообщающих пользователям о наступлении или приближении тех или иных событий.

• возможность интеграции с аналогичной системой электронного документооборота или с системами электронного документооборота сторонних организаций, что позволяет создать в организации единое информационно-документационное пространство и автоматизировать бизнес-процессы, охватывающие все подразделения организации.

Все вышеперечисленные функции помогают существенно сократить временные и финансовые затраты на организацию документооборота в компании.