Инфо-центр

Автоматизация делопроизводства

Каждая организация не зависимо от масштаба и отрасли создает большое количество документов. Это могут быть приказы, письма, протоколы, а также любая другая официальная информация, зафиксированная на материальном носителе. Сфера деятельности, связанная с организацией работы с официальными документами, называется делопроизводство. Этот термин появился в русском языке еще в конце ХVI — начале ХVII вв. Улучшение и развитие системы делопроизводства любой организации — это важный, длительный и сложный процесс.

Делопроизводство состоит из двух компонентов:

• документирование - процесс правильного и своевременного создания документов;

• работа с документами (документооборот) - прием, передача, учет, регистрация, систематизация, обработка, контроль, хранение, сдача в архив, уничтожение.

Предназначение системы делопроизводства

Грамотно построенная система делопроизводства в первую очередь позволяет наладить и упорядочить процесс создания или получения документов и их дальнейшей обработки. С помощью системы делопроизводства специалисты, работающие с документами, более эффективно и качественно обрабатывают письма, протоколы, приказы. А для руководителей система делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса на предприятии в целом.

Электронные документы

Электронный документ представляет собой задокументированную информацию в электронной форме. Создание электронных документов в системе делопроизводства имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажными:

• с электронными документами можно работать гораздо быстрее и проще, чем с бумажными – например, создание электронных форм существенно повышает эффективность и скорость обработки информации;

• электронное делопроизводство гораздо проще в плане пересылки и обработки документов;

• электронные документы можно легко группировать и помещать в базы данных, объединять в библиотеки и каталоги. Это позволяет существенно упростить поиск необходимой информации, а время по прохождению согласования и исполнения документа существенно сокращается;

• электронные документы дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс по компании в целом.

Безусловно, у электронных систем делопроизводства есть свои недостатки, связанные в первую очередь с правовыми аспектами. Прежде всего, для электронных документов нет понятия копии и, соответственно, оригинала. Кроме того, в электронном делопроизводстве затруднена идентификация документов. Эти проблемы вытекают из простоты копирования информации, свойственной электронным документам, которая порой представляет угрозу для конфиденциальности информации в системе делопроизводства.

Однако современные крупные системы электронного делопроизводства закрывают и эти проблемы. Их достоинства все же значительно перевешивают недостатки, что во многом обуславливает сегодняшнее повсеместное применение систем электронного делопроизводства. Даже широко распространенные ныне универсальные программные средства, такие, как инструменты пакета Microsoft Office поддерживают базовую работу с электронными документами, начиная с их создания и кончая пересылкой, а также предоставляют возможности по организации баз знаний.

Однако для серьезной и профессиональной организации системы делопроизводства, а тем более для автоматизации делопроизводства, особенно в масштабах огромного предприятия или организации такие базовые решения, разумеется, не годятся.

Для подобных целей существуют мощные профессиональные системы делопроизводства, которые обычно называются автоматизированными системами документационного обеспечения управления (АСДОУ). Наглядным примером подобной системы является клиент-серверная система электронного делопроизводства «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию электронного делопроизводства и обработки документов и предоставляют эффективные механизмы организации системы делопроизводства.

Однако стоит отметить, что развертывание системы АСДОУ требует от организации серьезных вложений, изучения системы, наличия соответствующих аппаратных возможностей, обучения персонала, и т. д. Но даже в этом случае электронное делопроизводство намного предпочтительнее традиционного бумажного.

Особо заметна выгода от внедрения электронного делопроизводства в случае государственных организаций и учреждений. Это обстоятельство неоднократно подтверждалось различными исследованиями. Основными преимуществами автоматизации системы делопроизводства и внедрения электронных технологий в систему делопроизводства в госучреждениях, являются следующие:

• обеспечивается оперативное взаимодействие между органами власти;

• повышается надежность доставки документов;

• уменьшаются сроки доставки и обработки документов;

• повышается прозрачность рассмотрения документов;

• создается возможность для интеграции разных информационных ресурсов, увеличивается их эффективность;

• улучшается организационная культура органов власти;

• увеличивается эффективность работы госслужащих;

• повышается качество принимаемых решений.

Исходя из вышесказанного, электронные системы делопроизводства могут быть с успехом применены в организациях любого масштаба и сферы деятельности. Стоит отметить, что в современных условиях стремительного развития бизнеса использование электронных систем в сфере делопроизводства является очевидным конкурентным преимуществом.