Инфо-центр

Система электронного документооборота

Теги: Электронный документооборот, СЭД, система электронного документооборота, СЭД Alfresco,

ДОУ должна обеспечивать быструю работу с документами, чтобы все сотрудники организации и её руководители могли легко получить необходимые документы и информацию по ним. 

При больших объемах документооборота, в случае, когда документы согласовываются в бумажном виде - обеспечить эффективную работу невозможно. Тогда организация приходит к решению внедрять систему электронного документооборота.

В компании, где есть система электронного документооборота - документы используются для управления. Задачи, приказы и распоряжения привязываются к документам.

  • В системе у всех документов есть карточки, в которые вносятся атрибуты, также к документам настраиваются права доступа - на просмотр, изменение, которые могут зависеть от его состояния и статуса (согласован, завизирован, на согласовании и т.п.)
  • К карточкам документов прикрепляются все версии, история изменений, сканкопии,
  • Между документами также могут быть настроены связи,
  • Документ легко найти по тексту (полнотекстовым поиском) и атрибутам.


После внедрения СЭД работа организации становится стабильной и управляемой:

  1. Система электронного документооборота позволяет контролировать все этапы движения и согласования документа, прозрачность бизнес-процессов для руководителей

  2. СЭД повышает исполнительскую дисциплину, так как есть контроль хода процесса, возможность строить отчеты по просроченным документам и поручениям, накладывать по этим отчетам на сотрудников штрафные санкции.

  3. При использовании автоматизированной системы документооборота сокращаются трудозатраты и время на все операции с документами и поручениями (поиск, создание, согласование и т.д.). В результате ускоренной работы по задачам, повышается скорость бизнес-процессов, растет конкурентоспособность компании.

  4. Программы СЭД для автоматизации документооборота сохраняют конфиденциальность информации, за счет разграничения прав доступа, все действия  фиксируются и отслеживаются в системе.

Автоматизируемые СЭД задачи:


  • Контроль исполнительской дисциплины
  • Работа с входящей корреспонденцией (заявления, повторные и первичные документы, распоряжения и приказы, поручения по итогам совещаний, ответы на запросы в организацию и др.)
  • Работа с исходящей корреспонденцией (исходящие служебные записки от подразделений компании, ответы на запросы и заявления и т.п.)
  • Работа с приказами, договорами, нормативными документами, служебными записками, протоколами, и т.д. - от создания проекта документа инициатором - до  исполнения
  • Электронный архив определенной структурой
  • Разграничение прав доступа к документам, статус документов, их история
  • Различные отчеты и протоколы, статистика
  • Возможность поиска документов по атрибутам и содержимому
  • Механизмы замещения ответственных на время командировок и отсутствия
  • Шаблоны документов
  • Интеграция с другими системами


Для решения данных задач подходят готовые решения на базе СЭД Alfresco.



Внедрение системы электронного документооборота поднимает управленческую деятельность на качественно другой уровень. Автоматизированная система документооборота - важная часть успеха современной компании, обеспечивающая быстроту и своевременность принятия решений, быстрое взаимодействие с клиентами, прозрачность бизнес-процессов и контроль.

Статьи по теме

СЭД/ECM-платформа Alfresco Community

ECM-система с открытым исходным кодом, используется для управления документами и контентом, групповой работы и автоматизации бизнес-процессов..

Подробнее

Open Source

В настоящее время все большую популярность набирают программные продукты с открытым исходным кодом, так называемые Open Source... 

Подробнее

Российские системы электронного документооборота

Сфера информационных технологий одна из главных отраслей, которую затронула политика импортозамещения...

Подробнее

Корпоративный портал

Корпоративный портал представляет собой закрытое информационное пространство, доступное только сотрудникам организации и...

Подробнее

5 ключевых методов оптимизации бизнес-процессов

Перед началом оптимизации процессов опишите их, как мы рассматривали в статье «7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации».

Подробнее

7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации

Моделирование бизнес-процессов и их анализ позволяет наглядно разложить весь бизнес по полочкам, выявить «узкие места». Описание бизнес-процессов дает четкое понимание ответственных на каждом этапе делает организацию производства прозрачной.

Подробнее

Электронный архив документов организации

При переходе к электронному архиву возникает много сложностей.
Рассмотрим, как избежать проблем во время внедрения.

Подробнее

9 вопросов, на которые надо ответить, выбирая СЭД

СЭД выбирают организации определенного уровня развития и зрелости. Понимающие все выгоды для бизнеса при переходе на документооборот в электронном виде.

Подробнее

Внедрение СЭД. Зачем это делать?

Зачем внедряют системы электронного документооборота? Перед выделением финансов на внедрение СЭД руководство компании всегда задумывается над экономической выгодой от внедрения, оценивая не только и не столько стоимость, сколько сроки окупаемости.

Подробнее

ECM-системa Alfresco


Когда планируется внедрение СЭД первым делом мы идем к сравнению существующих платформ и решений.

Подробнее

Система электронного документооборота

Служба ДОУ должна обеспечивать эффективную работу с документами, чтобы все сотрудники организации и её руководители могли легко и быстро получить информацию и необходимые документы. 

Подробнее

Автоматизация делопроизводства

Каждая организация не зависимо от масштаба и отрасли создает большое количество документов...

Подробнее

Межведомственный электронный документооборот, МЭДО

МЭДО представляет собой систему федерального масштаба...

Подробнее

Электронный документооборот в организации

Работа любой организации связана с документами...

Подробнее

Методы управления проектами

Существует два основных подхода к ведению проектов – проектный и процессный...

Подробнее

Преимущества использования открытого программного обеспечения

В свете текущих тенденций развития рынка информационных технологий все большую популярность приобретает открытое ПО...

Подробнее

Российская СУБД Postgres Pro

Сегодня любая организация сталкивается с большим количеством информации, которую надо обрабатывать, сортировать, накапливать, хранить или удалять.

Подробнее

СЭД в государственных учреждениях

Государственные учреждения являются одними из главных пользователей СЭД, ведь именно в госструктурах ежедневно проходит приемку, согласование и исполнение огромное количество документов.

Подробнее

Документационное обеспечение

Документооборот организации представляет собой движение документа, которое включает в себя создание (прием), передачу, учет, регистрацию, обработку и исполнение, контроль, хранение, сдачу в архив или уничтожение. При этом документы делятся на внутренние, входящие и исходящие.

Подробнее

Наши клиенты

Комитет по энергетике г.Санкт-Петербурга

Комитет по энергетике г.Санкт-Петербурга

Группа компаний «Корус Консалтинг»

Группа компаний «Корус Консалтинг»

Российский системный интегратор «Контек»

Российский системный интегратор «Контек»

Комитет по социальной защите населения Ленинградской области

Комитет по социальной защите населения Ленинградской области

Администрация МО Финляндский округ г.Санкт-Петербурга

Администрация МО Финляндский округ г.Санкт-Петербурга

Администрация Сланцевского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Сланцевского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Подпорожского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Подпорожского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Владимирской области

Администрация Владимирской области