СЭД/ECM-платформа Alfresco Community
ECM-система с открытым исходным кодом, используется для управления документами и контентом, групповой работы и автоматизации бизнес-процессов..
При переходе к электронному архиву возникает много сложностей.
Рассмотрим, как избежать проблем во время внедрения.
1. Четкое понимание логистики и её оптимизация.
Например, из филиала документ в бумажном виде идет на пункт сканирования. Можно сразу установить в филиале поточный сканер, чтобы избежать лишних итераций, а можно наоборот централизовать работу, если филиалов много и поточные сканеры в каждый будет установить дорого и сложно. Но тогда необходимо учесть время на всю цепочку – приход документов, их сортировка, подготовка (убрать лишние скрепки и прочие элементы), обратная сборка, подготовка к хранению и так далее.
2. Учет простоев оборудования, оперативное сервисное обслуживание.
Например, можно иметь в штате сервисного специалиста, который компетентен и в выборе техники для сканирования, и в её обслуживании.
3. Оценка динамики поступления документов в центр сканирования, грамотное планирование работы.
4. Правильная расстановка приоритетов в выборе документов для сканирования документов, чтобы не оставить важные «на потом».
5. Правильное оформление пакетов документов в архив.
6. Четкое понимание связки «дело-документ-лист».
7. Общие требования к заполнению карточек документов.
8. Согласованный формат данных для передачи в электронный архив, чтобы не было проблем с загрузкой отсканированных образов и введения атрибутов.
9. Профессиональное решение по хранению электронных копий – для развития и возможности масштабирования.
10. Обратите внимание на возможность как атрибутивного, так и полнотекстового поиска документов, чтобы не оказаться просто со свалкой файлов, без возможности поиска по ключевым параметрам и содержимому.
Важно подобрать такое решение, которое организует правильное структурированное хранение документов, и обеспечит их быстрый поиск.