В 2013 году руководство Местной администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципального округа Финляндский округ приняло решение о внедрении СЭД.
Основные критерии выбора системы электронного документооборота:
По итогам отбора была выбрана СЭД, разработанная петербургской компании «Неологика», являющаяся надстройкой над открытой (open source) и бесплатной платформой Alfresco Community.
Основные задачи проекта по внедрению системы электронного документооборота:
Одной из самых важных задач проекта было внедрение функциональности по работе с обращениями граждан в электронном виде.
Сроки проекта:
Перед компанией «Неологика» стояла задача запуска системы в промышленную эксплуатацию к началу декабря. Проект был выполнен за два с половиной месяца, с середины сентября по конец ноября. Сжатые сроки проекта были продиктованы необходимостью обеспечить электронную регистрацию обращений граждан в Общероссийский день приема граждан - 12 декабря 2013 года в штатном режиме.
Этапы проекта:
Со 2 декабря 2013 года СЭД переведена в промышленную эксплуатацию.
Результаты проекта:
С первых дней эксплуатации системы, руководителями Местной администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга МО Финляндский округ, было отмечено ускорение процессов регистрации, обработки и поиска документов. Такой эффект был достигнут в том числе за счет вовлеченности всех сотрудников в работу с системой.
Развитие проекта:
С тех пор проект постоянно развивается, расширяются участки автоматизации в целях повышения эффективности работы сотрудников Местной администрации Финляндского округа.
Внедряются различные улучшения для удобства взаимодействия с гражданами, проживающими на территории муниципального образования.