В 2013 году руководство Местной администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципального округа Финляндский округ приняло решение о внедрении СЭД.
Основные критерии выбора системы электронного документооборота:- функциональность,
- технологичность,
- простота эксплуатации,
- минимальные затраты на внедрение и последующее сопровождение,
По итогам отбора была выбрана СЭД, разработанная петербургской компании «Неологика», являющаяся надстройкой над открытой (open source) и бесплатной платформой Alfresco Community.
Основные задачи проекта по внедрению системы электронного документооборота: - автоматизация регистрации документов,
- создание электронного хранилища документов,
- внедрение механизма выдачи поручений,
- исполнение и контроль исполнения поручений,
- внедрение механизмов контроля исполнительской дисциплины.
Одной из самых важных задач проекта было внедрение функциональности по работе с обращениями граждан в электронном виде.
Сроки проекта:Перед компанией «Неологика" стояла задача запуска системы в промышленную эксплуатацию к началу декабря. Проект был выполнен за два с половиной месяца, с середины сентября по конец ноября. Сжатые сроки проекта были продиктованы необходимостью обеспечить электронную регистрацию обращений граждан в Общероссийский день приема граждан — 12 декабря 2013 года в штатном режиме.
Этапы проекта:- обследование документооборота,
- установка и настройка системы,
- индивидуальное и групповое обучение пользователей,
- опытная эксплуатация.
Со 2 декабря 2013 года СЭД переведена в промышленную эксплуатацию.
Результаты проекта:С первых дней эксплуатации системы, руководителями Местной администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга М О Финляндский округ, было отмечено ускорение процессов регистрации, обработки и поиска документов. Такой эффект был достигнут в том числе за счет вовлеченности всех сотрудников в работу с системой.
Развитие проекта:С тех пор проект постоянно развивается, расширяются участки автоматизации в целях повышения эффективности работы сотрудников Местной администрации Финляндского округа.
Внедряются различные улучшения для удобства взаимодействия с гражданами, проживающими на территории муниципального образования.