Инфо-центр

Документационное обеспечение

Теги: Документооборот, ДОУ, безбумажный документооборот, документационное обеспечение управления,

Документооборот компании представляет собой движение документа, которое включает в себя создание (прием), передачу и учет, а также регистрацию, обработку и исполнение, хранение и контроль, сдачу в архив, уничтожение. При этом документы делятся на входящие, исходящие и внутренние.

Все процессы движения документа обязательно фиксируются либо в специальных журналах и карточках, либо в электронной системе документооборота. Продуманная система документооборота позволяет организовать качественную и оперативную обработку документов, от чего напрямую зависит эффективность управления предприятия в целом, ведь именно в документах содержится важная для организаций информация.

Документационное обеспечение предоставляет руководящему аппарату информацию о состоянии дел компании, на основании которого возможно принятие решений и контроль принимаемых решений. Не отлаженная работа с документами приводит к ухудшению управления, зависящего от оперативности приема-передачи информации, а также её качества и достоверности, организации  хранения, поиска, и использования.

Задачи документационного управления:

  • обработка входящей и исходящей корреспонденции, их регистрация и учет;

  • установление общего порядка документооборота организации;

  • регистрация и учет внутренних документов;

  • контроль исполнительской дисциплины;

  • систематизация документов, 

  • обеспечение защиты информации, 

  • создание архива документации;

Основные задачи документационного обеспечения:

  • установление единого порядка документооборота организации;
  • структурированная обработка входящих и исходящих документов;
  • регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
  • обеспечение защиты информации.



Безбумажный документооборот

Любая организация в процессе своей деятельности производит различные документы. И чем крупнее организация, тем этих документов больше, тем они сложнее по своему содержанию, а значит и по процессу документооборота. В результате у организаций возникают трудности с ведением традиционного бумажного делопроизводства.

Тут на помощь приходят современные системы электронного документооборота. Переход предприятия на технологию безбумажного документооборота существенно сокращает временные и финансовые затраты на обработку документов, процедуры обмена, а также поиск и хранение.

Функции, обеспечиваемые современными программными системами электронного документооборота на сегодняшний день достаточно разнообразны:

  • ведение архива;
  • поиск электронных документов;
  • согласование документов;
  • регистрация документов;
  • рассылка документов;
  • определение прав доступа;
  • создание маршрутов движения документов;
  • штрихкодирование;
  • подписание документов при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
  • контроль исполнения;
  • интеграция для передачи данных в другие системы организации.

В результате автоматизации функций документооборота и налаживания документационного обеспечения у руководства организаций появляется возможность получать целостную картину происходящего, структурные подразделения работают слаженно, растет качество и скорость обслуживания клиентов и взаимодействия с контрагентами.

Статьи по теме

Alfresco Community

ECM-система с открытым исходным кодом, используется для управления документами и контентом, групповой работы и автоматизации бизнес-процессов..

Подробнее

Open Source

В настоящее время все большую популярность набирают программные продукты с открытым исходным кодом, так называемые Open Source... 

Подробнее

Российские системы электронного документооборота

Сфера информационных технологий одна из главных отраслей, которую затронула политика импортозамещения...

Подробнее

Корпоративный портал

Корпоративный портал представляет собой закрытое информационное пространство, доступное только сотрудникам организации и...

Подробнее

5 ключевых методов оптимизации бизнес-процессов

Перед началом оптимизации процессов опишите их, как мы рассматривали в статье «7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации».

Подробнее

7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации

Моделирование бизнес-процессов и их анализ позволяет наглядно разложить весь бизнес по полочкам, выявить «узкие места». Описание бизнес-процессов дает четкое понимание ответственных на каждом этапе делает организацию производства прозрачной.

Подробнее

Электронный архив документов организации

При переходе к электронному архиву возникает много сложностей.
Рассмотрим, как избежать проблем во время внедрения.

Подробнее

9 вопросов, на которые надо ответить, выбирая СЭД

СЭД выбирают организации определенного уровня развития и зрелости. Понимающие все выгоды для бизнеса при переходе на документооборот в электронном виде.

Подробнее

Внедрение СЭД. Зачем это делать?

Зачем внедряют системы электронного документооборота? Перед выделением финансов на внедрение СЭД руководство компании всегда задумывается над экономической выгодой от внедрения, оценивая не только и не столько стоимость, сколько сроки окупаемости.

Подробнее

ECM-системa Alfresco


Когда планируется внедрение СЭД первым делом мы идем к сравнению существующих платформ и решений.

Подробнее

Система электронного документооборота

Служба ДОУ должна обеспечивать эффективную работу с документами, чтобы все сотрудники организации и её руководители могли легко и быстро получить информацию и необходимые документы. 

Подробнее

Автоматизация делопроизводства

Каждая организация не зависимо от масштаба и отрасли создает большое количество документов...

Подробнее

Межведомственный электронный документооборот, МЭДО

МЭДО представляет собой систему федерального масштаба...

Подробнее

Электронный документооборот в организации

Работа любой организации связана с документами...

Подробнее

Методы управления проектами

Существует два основных подхода к ведению проектов – проектный и процессный...

Подробнее

Преимущества использования открытого программного обеспечения

В свете текущих тенденций развития рынка информационных технологий все большую популярность приобретает открытое ПО...

Подробнее

Российская СУБД Postgres Pro

Сегодня любая организация сталкивается с большим количеством информации, которую надо обрабатывать, сортировать, накапливать, хранить или удалять.

Подробнее

СЭД в государственных учреждениях

Государственные учреждения являются одними из главных пользователей СЭД, ведь именно в госструктурах ежедневно проходит приемку, согласование и исполнение огромное количество документов.

Подробнее

Документационное обеспечение

Документооборот организации представляет собой движение документа, которое включает в себя создание (прием), передачу, учет, регистрацию, обработку и исполнение, контроль, хранение, сдачу в архив или уничтожение. При этом документы делятся на внутренние, входящие и исходящие.

Подробнее

Наши клиенты

Комитет по энергетике г.Санкт-Петербурга

Комитет по энергетике г.Санкт-Петербурга

Группа компаний «Корус Консалтинг»

Группа компаний «Корус Консалтинг»

Российский системный интегратор «Контек»

Российский системный интегратор «Контек»

Комитет по социальной защите населения Ленинградской области

Комитет по социальной защите населения Ленинградской области

Администрация МО Финляндский округ г.Санкт-Петербурга

Администрация МО Финляндский округ г.Санкт-Петербурга

Администрация Сланцевского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Сланцевского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Подпорожского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Подпорожского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Владимирской области

Администрация Владимирской области