Инфо-центр

Электронный документооборот в организации

Работа любой организации связана с документами. Процесс создания, обработки, исполнения и перемещения в архив либо удаления документа называется документооборотом. И чем крупнее компания, тем сложнее происходят все эти процессы, и без грамотной организации документооборота уже не обойтись.

Всю корпоративную документацию можно поделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние документы. Все эти типы документов в большинстве случаев связаны между собой, но каждый из них имеет свои правила обработки и схемы движения в процессах организации документооборота.

Оптимальная организация документооборота на предприятии включает в себя:

  • оперативное прохождение документов по всем этапам документооборота;

  • минимизацию или полное исключение возвратных перемещений документов;

  • единообразие в порядке прохождения и процессе обработки основных видов документов.

Автоматизированные системы организации документооборота

Управление документооборотом проще всего осуществлять с помощью автоматизированных систем организации документооборота. Основные возможности автоматизированной системы организации документооборота:

  • регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;

  • работа с внутренними документами, управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения.

  • формирование уникального регистрационного номера документа в соответствии с едиными принципами нумерации документов;

  • актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий);

  • контроль исполнительской дисциплины;

  • формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов;

  • поиск документов по значениям соответствующих атрибутов и вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку;

  • надежное хранение документов в структурированном хранилище

  • система уведомлений, напоминающих/сообщающих пользователям о наступлении или приближении тех или иных событий.

  • возможность интеграции с аналогичной системой электронного документооборота или с системами электронного документооборота сторонних организаций, что позволяет создать в организации единое информационно-документационное пространство и автоматизировать бизнес-процессы, охватывающие все подразделения организации.

Все вышеперечисленные функции помогают существенно сократить временные и финансовые затраты на организацию документооборота в компании.


Статьи по теме

Alfresco Community

ECM-система с открытым исходным кодом, используется для управления документами и контентом, групповой работы и автоматизации бизнес-процессов..

Подробнее

Open Source

В настоящее время все большую популярность набирают программные продукты с открытым исходным кодом, так называемые Open Source... 

Подробнее

Российские системы электронного документооборота

Сфера информационных технологий одна из главных отраслей, которую затронула политика импортозамещения...

Подробнее

Корпоративный портал

Корпоративный портал представляет собой закрытое информационное пространство, доступное только сотрудникам организации и...

Подробнее

5 ключевых методов оптимизации бизнес-процессов

Перед началом оптимизации процессов опишите их, как мы рассматривали в статье «7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации».

Подробнее

7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации

Моделирование бизнес-процессов и их анализ позволяет наглядно разложить весь бизнес по полочкам, выявить «узкие места». Описание бизнес-процессов дает четкое понимание ответственных на каждом этапе делает организацию производства прозрачной.

Подробнее

Электронный архив документов организации

При переходе к электронному архиву возникает много сложностей.
Рассмотрим, как избежать проблем во время внедрения.

Подробнее

9 вопросов, на которые надо ответить, выбирая СЭД

СЭД выбирают организации определенного уровня развития и зрелости. Понимающие все выгоды для бизнеса при переходе на документооборот в электронном виде.

Подробнее

Внедрение СЭД. Зачем это делать?

Зачем внедряют системы электронного документооборота? Перед выделением финансов на внедрение СЭД руководство компании всегда задумывается над экономической выгодой от внедрения, оценивая не только и не столько стоимость, сколько сроки окупаемости.

Подробнее

ECM-системa Alfresco


Когда планируется внедрение СЭД первым делом мы идем к сравнению существующих платформ и решений.

Подробнее

Система электронного документооборота

Служба ДОУ должна обеспечивать эффективную работу с документами, чтобы все сотрудники организации и её руководители могли легко и быстро получить информацию и необходимые документы. 

Подробнее

Автоматизация делопроизводства

Каждая организация не зависимо от масштаба и отрасли создает большое количество документов...

Подробнее

Межведомственный электронный документооборот, МЭДО

МЭДО представляет собой систему федерального масштаба...

Подробнее

Электронный документооборот в организации

Работа любой организации связана с документами...

Подробнее

Методы управления проектами

Существует два основных подхода к ведению проектов – проектный и процессный...

Подробнее

Преимущества использования открытого программного обеспечения

В свете текущих тенденций развития рынка информационных технологий все большую популярность приобретает открытое ПО...

Подробнее

Российская СУБД Postgres Pro

Сегодня любая организация сталкивается с большим количеством информации, которую надо обрабатывать, сортировать, накапливать, хранить или удалять.

Подробнее

СЭД в государственных учреждениях

Государственные учреждения являются одними из главных пользователей СЭД, ведь именно в госструктурах ежедневно проходит приемку, согласование и исполнение огромное количество документов.

Подробнее

Документационное обеспечение

Документооборот организации представляет собой движение документа, которое включает в себя создание (прием), передачу, учет, регистрацию, обработку и исполнение, контроль, хранение, сдачу в архив или уничтожение. При этом документы делятся на внутренние, входящие и исходящие.

Подробнее

Наши клиенты

Комитет по энергетике г.Санкт-Петербурга

Комитет по энергетике г.Санкт-Петербурга

Группа компаний «Корус Консалтинг»

Группа компаний «Корус Консалтинг»

Российский системный интегратор «Контек»

Российский системный интегратор «Контек»

Комитет по социальной защите населения Ленинградской области

Комитет по социальной защите населения Ленинградской области

Администрация МО Финляндский округ г.Санкт-Петербурга

Администрация МО Финляндский округ г.Санкт-Петербурга

Администрация Сланцевского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Сланцевского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Подпорожского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Подпорожского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Владимирской области

Администрация Владимирской области