Инфо-центр

Автоматизация делопроизводства

Каждая организация не зависимо от масштаба и отрасли создает большое количество документов. Это могут быть приказы, письма, протоколы, а также любая другая официальная информация, зафиксированная на материальном носителе. Сфера деятельности, связанная с организацией работы с официальными документами, называется делопроизводство. Этот термин появился в русском языке еще в конце ХVI — начале ХVII вв. Улучшение и развитие системы делопроизводства любой организации — это важный, длительный и сложный процесс.

Делопроизводство состоит из двух компонентов:

  • документирование - процесс правильного и своевременного создания документов;

  • работа с документами (документооборот) - прием, передача, учет, регистрация, систематизация, обработка, контроль, хранение, сдача в архив, уничтожение.

Предназначение системы делопроизводства

Грамотно построенная система делопроизводства в первую очередь позволяет наладить и упорядочить процесс создания или получения документов и их дальнейшей обработки. С помощью системы делопроизводства специалисты, работающие с документами, более эффективно и качественно обрабатывают письма, протоколы, приказы. А для руководителей система делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса на предприятии в целом.

Электронные документы

Электронный документ представляет собой задокументированную информацию в электронной форме. Создание электронных документов в системе делопроизводства имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажными:

  • с электронными документами можно работать гораздо быстрее и проще, чем с бумажными – например, создание электронных форм существенно повышает эффективность и скорость обработки информации;

  • электронное делопроизводство гораздо проще в плане пересылки и обработки документов;

  • электронные документы можно легко группировать и помещать в базы данных, объединять в библиотеки и каталоги. Это позволяет существенно упростить поиск необходимой информации, а время по прохождению согласования и исполнения документа существенно сокращается;

  • электронные документы дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс по компании в целом.

Безусловно, у электронных систем делопроизводства есть свои недостатки, связанные в первую очередь с правовыми аспектами. Прежде всего, для электронных документов нет понятия копии и, соответственно, оригинала. Кроме того, в электронном делопроизводстве затруднена идентификация документов. Эти проблемы вытекают из простоты копирования информации, свойственной электронным документам, которая порой представляет угрозу для конфиденциальности информации в системе делопроизводства.

Однако современные крупные системы электронного делопроизводства закрывают и эти проблемы. Их достоинства все же значительно перевешивают недостатки, что во многом обуславливает сегодняшнее повсеместное применение систем электронного делопроизводства. Даже широко распространенные ныне универсальные программные средства, такие, как инструменты пакета Microsoft Office поддерживают базовую работу с электронными документами, начиная с их создания и кончая пересылкой, а также предоставляют возможности по организации баз знаний.

Однако для серьезной и профессиональной организации системы делопроизводства, а тем более для автоматизации делопроизводства, особенно в масштабах огромного предприятия или организации такие базовые решения, разумеется, не годятся.

Для подобных целей существуют мощные профессиональные системы делопроизводства, которые обычно называются автоматизированными системами документационного обеспечения управления (АСДОУ). Наглядным примером подобной системы является клиент-серверная система электронного делопроизводства «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию электронного делопроизводства и обработки документов и предоставляют эффективные механизмы организации системы делопроизводства.

Однако стоит отметить, что развертывание системы АСДОУ требует от организации серьезных вложений, изучения системы, наличия соответствующих аппаратных возможностей, обучения персонала, и т. д. Но даже в этом случае электронное делопроизводство намного предпочтительнее традиционного бумажного.

Особо заметна выгода от внедрения электронного делопроизводства в случае государственных организаций и учреждений. Это обстоятельство неоднократно подтверждалось различными исследованиями. Основными преимуществами автоматизации системы делопроизводства и внедрения электронных технологий в систему делопроизводства в госучреждениях, являются следующие:

  • обеспечивается оперативное взаимодействие между органами власти;

  • повышается надежность доставки документов;

  • уменьшаются сроки доставки и обработки документов;

  • повышается прозрачность рассмотрения документов;

  • создается возможность для интеграции разных информационных ресурсов, увеличивается их эффективность;

  • улучшается организационная культура органов власти;

  • увеличивается эффективность работы госслужащих;

  • повышается качество принимаемых решений.

Исходя из вышесказанного, электронные системы делопроизводства могут быть с успехом применены в организациях любого масштаба и сферы деятельности. Стоит отметить, что в современных условиях стремительного развития бизнеса использование электронных систем в сфере делопроизводства является очевидным конкурентным преимуществом.

Статьи по теме

Alfresco Community

ECM-система с открытым исходным кодом, используется для управления документами и контентом, групповой работы и автоматизации бизнес-процессов..

Подробнее

Open Source

В настоящее время все большую популярность набирают программные продукты с открытым исходным кодом, так называемые Open Source... 

Подробнее

Российские системы электронного документооборота

Сфера информационных технологий одна из главных отраслей, которую затронула политика импортозамещения...

Подробнее

Корпоративный портал

Корпоративный портал представляет собой закрытое информационное пространство, доступное только сотрудникам организации и...

Подробнее

5 ключевых методов оптимизации бизнес-процессов

Перед началом оптимизации процессов опишите их, как мы рассматривали в статье «7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации».

Подробнее

7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации

Моделирование бизнес-процессов и их анализ позволяет наглядно разложить весь бизнес по полочкам, выявить «узкие места». Описание бизнес-процессов дает четкое понимание ответственных на каждом этапе делает организацию производства прозрачной.

Подробнее

Электронный архив документов организации

При переходе к электронному архиву возникает много сложностей.
Рассмотрим, как избежать проблем во время внедрения.

Подробнее

9 вопросов, на которые надо ответить, выбирая СЭД

СЭД выбирают организации определенного уровня развития и зрелости. Понимающие все выгоды для бизнеса при переходе на документооборот в электронном виде.

Подробнее

Внедрение СЭД. Зачем это делать?

Зачем внедряют системы электронного документооборота? Перед выделением финансов на внедрение СЭД руководство компании всегда задумывается над экономической выгодой от внедрения, оценивая не только и не столько стоимость, сколько сроки окупаемости.

Подробнее

ECM-системa Alfresco


Когда планируется внедрение СЭД первым делом мы идем к сравнению существующих платформ и решений.

Подробнее

Система электронного документооборота

Служба ДОУ должна обеспечивать эффективную работу с документами, чтобы все сотрудники организации и её руководители могли легко и быстро получить информацию и необходимые документы. 

Подробнее

Автоматизация делопроизводства

Каждая организация не зависимо от масштаба и отрасли создает большое количество документов...

Подробнее

Межведомственный электронный документооборот, МЭДО

МЭДО представляет собой систему федерального масштаба...

Подробнее

Электронный документооборот в организации

Работа любой организации связана с документами...

Подробнее

Методы управления проектами

Существует два основных подхода к ведению проектов – проектный и процессный...

Подробнее

Преимущества использования открытого программного обеспечения

В свете текущих тенденций развития рынка информационных технологий все большую популярность приобретает открытое ПО...

Подробнее

Российская СУБД Postgres Pro

Сегодня любая организация сталкивается с большим количеством информации, которую надо обрабатывать, сортировать, накапливать, хранить или удалять.

Подробнее

СЭД в государственных учреждениях

Государственные учреждения являются одними из главных пользователей СЭД, ведь именно в госструктурах ежедневно проходит приемку, согласование и исполнение огромное количество документов.

Подробнее

Документационное обеспечение

Документооборот организации представляет собой движение документа, которое включает в себя создание (прием), передачу, учет, регистрацию, обработку и исполнение, контроль, хранение, сдачу в архив или уничтожение. При этом документы делятся на внутренние, входящие и исходящие.

Подробнее

Наши клиенты

Комитет по энергетике г.Санкт-Петербурга

Комитет по энергетике г.Санкт-Петербурга

Группа компаний «Корус Консалтинг»

Группа компаний «Корус Консалтинг»

Российский системный интегратор «Контек»

Российский системный интегратор «Контек»

Комитет по социальной защите населения Ленинградской области

Комитет по социальной защите населения Ленинградской области

Администрация МО Финляндский округ г.Санкт-Петербурга

Администрация МО Финляндский округ г.Санкт-Петербурга

Администрация Сланцевского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Сланцевского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Подпорожского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Подпорожского Муниципального района Ленинградской области

Администрация Владимирской области

Администрация Владимирской области